Meeldib või mitte, videokõned on miski, mis on jäädavalt siin. Iseenesest on neis palju positiivset – kohtumisi saab pidada sõltumata osalejate asukohast, nende korraldamiseks on vaja igal osalejal vaid tehnilist seadet ja videokohtumisel on lihtsam jagada ühiselt materjale.
Küllap oled aga märganud videokõnes, et nii mõnigi kord miski selle juures häirib – mõne osaleja tehnika jupsib ja kogu seltskond peab ootama, mõne osaleja nägu on täiesti tume või taustal on nii palju müra, et see segab keskendumist.
Kuidas olla kindel, et videokohtumine koostööpartneriga sujub ladusalt ning sinust jääb positiivne mulje? On mõned üsna lihtsad asjad, millele tähelepanu pöörata.
1. Selge pilt
Esimene asi, mida videokõnes märgatakse, on sinu väljanägemine ekraanil. Üks pilt ütleb ju rohkem kui tuhat sõna.
• Kasuta head kaamerat – tänapäeval on sülearvutid reeglina varustatud korralike sisseehitatud kaameratega. Minimaalselt võiks kaamera olla Full HD ehk 1080p. On ka sisseehitatud kaameraid, mis on suuremate pikslitega, aga see ei tähenda, et pead parema pildi saamiseks kohe suuremate pikslitega sülearvuti soetama. Pildikvaliteeti mõjutab oluliselt ka sülearvutis kasutatav tarkvara.
Kui väga hea videopilt on sülearvuti valikul sinu jaoks oluline detail, siis on kõige parem kaamera kvaliteedis enne sülearvuti ostu veenduda (uuri arvustusi või tule vaata meie esinduses oma silmaga üle). Muidugi ei pea minema kohe sülearvutit välja vahetama, võid soetada endale hoopis välise veebikaamera.
• Veendu, et valgus tuleb sinu eest, mitte tagant – muidu võib juhtuda, et su nägu on pildis täiesti tume. Loomulik valgus on parim, kuid meie kliimavöötmes ei jagu seda alati piisavalt. Olukorda parandab, kui paned ekraani taha laualambi. Kui pead videopildis igapäevaselt olema suurema publiku ees, tasub kaaluda rõngasvalgusti soetamist. Need tagavad ühtlase valguse ja eemaldavad varjud.
• Aseta kaamera silmade kõrgusele – nii lood loomuliku pildi ning see aitab sul teiste osalejatega paremini silmsidet hoida. Väldi kaamera liiga kõrgele või madalale seadmist. Muidu võib juhtuda, et teiste osalejate pilku köidavad hoopis sinu ninasõõrmed või peavad nad sulle ülevalt alla vaatama. Sülearvuti kaamera jääb üldiselt liiga madalale, seega on hea mõte tõsta arvuti kõrgemale, näiteks raamatuvirna peale.
2. Selge ja puhas heli
Hea heli on isegi olulisem kui videokvaliteet – kui sind pole hästi kuulda, ei jõua ka sinu sõnum kohale.
• Testi heli – enne kõnet kontrolli üle, kas mikrofon ja kõlarid töötavad. Kui kasutad kõrvaklappe, ühenda need aegsasti, vältida kohtumise alguses tehniliste probleemidega tegelemist.
• Vali vaikne koht – sul endal lihtsam keskenduda ja teistel lihtsam sind kuulda.
3. Ole õigel ajal kohal
Videokõnega õigel ajal liitumine on sama oluline kui füüsilisel kohtumisel.
Võta endale koht sisse juba 5–10 minutit enne kohtumise algust. Nii väldid kiirustamist ja oled valmis kohe algusest peale kaasa lööma.
4. Riietu sobivalt
Isegi kui kohtumine toimub veebis, ära unusta oma välimust. Riietu nii, nagu sa teeksid seda tavakohtumisel. Ja kuigi võib tunduda ahvatlev panna selga ainult viisakas särk, on siiski hea mõte läbi mõelda kogu riietus – juhuks, kui pead ootamatult püsti tõusma.
5. Hoia silmsidet
Silmside mängib olulist rolli teiste osalejatega suhtlemisel.
Paiguta kaamera enda ette – jälgi seda eriti siis, kui kasutad lisaks sülearvutile ka välist monitori. Väga hea on küll suurelt ekraanilt pilti jagada või midagi vajalikku otsida, aga nii võib kergelt jääda mulje, et sind kohtumise teema ei huvita.
Kui kasutad videokõnede ajal välist monitori, siis kasuta kaameraga monitori või paiguta monitorile eraldiseisev veebikaamera.
6. Vali lihtne taust
Lihtne ja puhas taust jätab professionaalse mulje. Selja taga kuivav pesu sassis riiul ei jäta just kuigi head muljet.
Vali enda selja taha sein, mis on neutraalne või kasuta rahulikku virtuaalset tausta.
7. Ole ette valmistatud
Lisaks sisulisele ettevalmistusele on oluline olla ka tehniliselt valmis. Ava vajalikud failid ja dokumendid juba enne kõne algust ning veendu, et sul on kiire ligipääs kõigele, mida kohtumisel võib vaja minna.
Kui esitled midagi esimest korda, on hea harjutada eelnevalt ekraani jagamist – võimalik on jagada nii oma tervet ekraani, konkreetset lehte kui ka tervet akent. Kui kasutad mitut monitori, siis muutub valik veel laiemaks.
Enne kohtumist tasub arvutis panna kinni kõik aknad, mille sisu sa ei soovi jagada. Nii vähendad võimalust, et jagad kogemata infot, mis pole laiemale silmaringile mõeldud.
Kui neid seitset asja silmas pead, saad olla üsna kindel, et su videokohtumine sujub hästi ja jätad endast hea mulje. Alati jääb küll väike võimalus, et tehnika kogemata tõrgub valel ajal, aga see on juba andeks antav.